Eddig a túlélés volt a cél, most itt az ideje a tervezésnek. Mutatjuk, mire kell figyelned, hogy a versenytársaidhoz képest előnnyel indulhass az „új normálisban.”
A pandémia alatt a nagy- és kiskereskedő cégeknél létfontosságú volt az informatikai rendszerek beállítása és folyamatos felügyelete. Sokan egy napra sem állhattak le, ami azzal járt, hogy a munkaerő egy részét bent kellett tartani, míg mások nyugodtan dolgozhattak otthonról.
Ez a helyzet azt eredményezte, hogy szinte természetes módon kialakult a „hibrid” munkavégzés gyakorlata, hiszen a kollégák online rendszereken keresztül tartották a kapcsolatot, és az olyan, korábban papír alapon vezetett tevékenységek is átkerültek a digitális térbe, mint az adatkezelés, a rendelések és reklamációk feldolgozása, vagy az ügyfelekkel történő mindennapos kommunikáció.
Ebben a cikkben arra hoztunk 5+1 gyakorlati példát, hogy kereskedő cégként mit érdemes neked is bevezetni ahhoz, hogy az év végi hajtásban, valamint a közeljövőben könnyebb dolgod legyen!
1. Segítsük a kollégákat abban, hogy időben le tudják tenni a munkát!
Az otthoni munkavégzés sokak esetében torkollik éjszakai virrasztásokba, hiszen napközben számos olyan inger és feladat éri a kollégákat, ami miatt elmaradnak a feladatokkal. A munkarend és a határidők pontos kijelölésével ez valamelyest csökkenthető. Ha a kollégákat támogatjuk abban, hogy a szabadságukkal továbbra is saját maguk rendelkezhetnek, illetve nyomon követjük, hogy a napi feladataikban hogyan haladtak, akkor csökkenthetjük a stresszt és ismét segíthetjük őket szerepeik szétválasztásában. Erre az Excel tábla átláthatóságát jelentősen meghaladó, de minimális felhasználói készséget igénylő megoldást tudunk javasolni a Microsoft Planner személyében.
2. Gazdálkodjunk okosan az erőforrásokkal!
A munkaidő és a szabadságolások mellett az egyes feladatok szervezésében is nagyon hasznos a fentebb említett Planner. A telefonos és szóbeli utasítások mellett egyre fontosabb, hogy megakadályozzuk egyes kollégák túlterheltségét, vagy ha úgy tetszik, ne adjunk teret másoknak a lógásra. Ez a hagyományos irodai környezetben is kihívás, de az otthoni munkavégzés elterjedésével különösen. Akkor működhet egyensúlyban a szervezet, ha mindenki egyformán, a saját képességeihez mérten húzza a cég és a maga szekerét.
3. Mindennek az alapja: védd meg az ügyfeleid adatát!
Képzeld csak el, mi lenne, ha egyik napról a másikra nem férnél hozzá a szállítólevekhez, vagy kitörlődne az összes e-mail, amit a céged az utóbbi 2 hónapban kapott. Egy apokalipszissel érne fel, ugye? A partnerekről szóló információk adják az üzlet alapját, ezért egyáltalán nem mindegy, hogy a belsős munkatársak hogyan kezelik azt. Időt kell szakítani arra, hogy a jogosultságokat beállítsd, és csak annak engedd meg a hozzáférést, akinek ehhez közvetlenül kapcsolódik is a munkája. Ha az ügyféladatokat eddig papír alapon vagy Excel táblában vezetted, jobb, ha átgondolod egy olyan CRM rendszer bevezetését, mint a Nimble. Ez jelentősen egyszerűsíteni tudja a folyamataid, időt, pénzt és energiát spórolhatsz meg vele, ráadásul a céged digitális fejlettsége és ezáltal értéke is nő. Ha pedig tényleg jövőbiztos megoldást szeretnél, a felhő alapú ERP rendszereket ajánljuk.
4. Legyen gördülékeny a kommunikáció az osztályok között is!
A távmunka bevezetése nem egyenlő azzal, hogy odaadjuk a munkavállaló kezébe a laptopot, rajta valamilyen chat programmal – nem várhatjuk el, hogy iránymutatás nélkül mindenki olyan hatékonyan tudja tartani a kapcsolatot a kollégákkal, mint tenné azt alapesetben az irodán belül. A munkatársak és az osztályok közötti kommunikáció kulcskérdés a hatékonysághoz. A folyamatokat online is modellezni kell, és vezetőként gondoskodni kell róla, hogy ugyanolyan kényelmesen mehessen az ügyintézés, mint korábban. A csapaton belüli kommunikációhoz Microsoft Teams nyújthat segítséget, ami rengeteg funkciójával szinte minden szervezet számára testreszabott megoldást tud adni.
Töltsd le Teams gyorstalpalónkat!
5. Anya és apa a céges gépre töltött le filmeket? Jó, akkor a munkahelyük és a család jövőjét kockáztatják
Már történt haladás az első négy pontban? Kiváló! Jól kezelted az alapokat, a céged jövője ugyanakkor még mindig veszélyben van, ha a következő két lépésre nem szentelsz elég figyelmet. A szépen felépített rendszeredet pár nap alatt tönkre teheti egy kártevő, egy vírus (a másik!), ami már az internet megjelenése óta velünk van, és folyamatosan fejlődik. A hackerek a nagyvállalatokat és a kkv-kat sem kímélik, ahol biztonsági rés van, oda betörnek. Különösen kockázatos, ha a cégnek nincs megfelelő irányelve a hazaküldött laptopok és az azon használt szoftverek kezelésére. Nem engedhető meg, hogy milliós károkat okozzanak a rendszerben a figyelmetlen munkavállalók. Ez elsősorban a vezetőség felelőssége, hiszen ha pontos utasításokkal és a határokat jól meghúzva engedi szabadjára a céges céllal használt eszközöket, akkor egyértelműsíti a dolgozók felé is, hogy nem lehet mindent. A kiberbiztonság nem játék, hanem egy szakma, amit szakértő kezekre kell bízni. Hogy miben tudunk segíteni, arról több infót ITT találsz.
Még több biztonsági tippért csatlakozz közösségünkhöz!
+1 Ahogyan bent az irodában, úgy a virtuális térben is igaz: rend a lelke mindennek
A vírusok és kártevők kivédése mellett az adatvédelem is kulcskérdés. Az ide-oda hurcolt pendrive-ok és egyéb hardver adathordozók magáncélra még pár évig megfelelnek, de sokkal nagyobb biztonságot nyújtanak felhőrendszerek. Persze ott sem mindegyik: a nyilvános chat programokon küldözgetett érzékeny ügyféladatok, szerződések sajnos mindennaposak a magyar vállalkozói kultúrában, de ennek véget kell vetni. Most már kiválóan és egyszerűen kezelhető, személyre szabott felhőmegoldások (pl. One Drive) olcsón is elérhetők, amiben be lehet állítani a megfelelő jogosultságokat, és nyomon követhető minden dokumentum története. Persze sajnos még így is beüthet a krach, és történhet adatvesztés, de legalább tudni fogjuk, hogy kinél volt a hiba a rendszerben. Ha pedig igazán előrelátó vezető voltál, úgyis állítottál be biztonsági mentést. És akkor senkit sem kell megdorgálni, hiszen „van másik”.
Próbáld ki hibrid irodai megoldásainkat? Jelentkezz!