Esettanulmány a PROVARIS Varga & Partners ügyvédi iroda informatikai megújulásáról

Nem sok olyan iparág van, ahol jobban figyelnének az adatbiztonságra, mint az ügyvédi irodáknál, ahol a legértékesebb erőforrás az ügyfelek bizalma. A budapesti székhelyű PROVARIS is biztosra ment ezen a téren, hiszen 2019-ben teljes megújuláson esett át informatikai rendszerük.

Az infrastruktúra kialakításának tervezéskori szempontja volt a rendszer decentralizált erőforrások szerinti megszervezése, illetve a rendszerek ellenállóképessége. A járványhelyzet berobbanásakor digitális érettségüknek köszönhetően a távmunka nem okozott gondot, és az ügyfelek kiszolgálása továbbra is a legmagasabb színvonalon folytatódott.

Hogy mennyire fontos a megfelelő IT háttér megteremtése az ügyvédek üzleti környezetében, arról Prof. Dr. Varga István, a PROVARIS irodavezető partnere mesélt nekünk.

Ha az egész cég megújul, az IT háttér sem maradhat ki

Ritkán találkozunk olyan helyzettel, amikor az ügyfél azt kéri tőlünk, hogy hardver-, szoftver- és felhőmegoldásokban is a piacon elérhető lehető legjobb verziót hozzuk el neki. A PROVARIS esetében ez történt, igényük alapját az iroda teljes infrastrukturális megújulása adta. A mintegy másfél évtizedes munkával kiépített, igényes és minőségi jogi megoldásokhoz ragaszkodó nemzetközi ügyfélkörrel, ugyanakkor új névvel és megújult szervezeti felépítéssel folytatták a piacon, ami lehetőséget adott a korábbi informatikai infrastruktúra újra tervezésére, ami az ügyvédi szolgáltatásuk színvonalának emeléséhez elengedhetetlen, és ami a cégen belül és kívül is méltóképpen támogatja munkájukat.

A fejlesztések mozgatórugója volt továbbá az is, hogy több kollégának magasszintű informatikai ismeretei vannak, a társulás egyik partnere ügyvédként felsőfokú mérnök informatikusi végzettséggel és kiterjedt információbiztonsági tapasztalattal is rendelkezik. A PROVARIS esetében is visszaigazolódott tehát az a tapasztalatunk, hogy ha valaki igazán tájékozott arról, hogy az IT háttér mekkora hozzáadott értéket képvisel, akkor sokkal jobban fogja szorgalmazni ezeket a fejlesztéseket.

A távmunkában sem kell lemondani az impozáns irodáról

A PROVARIS irodája Budapest belvárosának egyik legattraktívabb környezetében található. A kollégák és az ügyfelek is kedvelik, és reprezentatív értéket is képvisel, így elsősorban nem arról volt szó, hogy teljesen cseréljük le a hagyományos munkavégzést távmegoldásokra. Ahogy Dr. Varga István is kiemelte:

„Az irodai jogászközösséget elsődlegesnek és elengedhetetlennek tartom, de képesnek kell lennünk arra, hogy fizikai jelenlét nélkül is mindenki teljes értékűen tudjon dolgozni.”

Az együttműködést támogató eszközöknél tehát azt kellett figyelembe vennünk, hogy a kollégák sokat utaznak, illetve a nemzetközi ügyfélkör miatt meg kellett oldanunk a határokon átívelő kommunikációt is. A pandémia alatt ez még inkább felértékelődött, hiszen szinte az összes ügyféltalálkozót a weben keresztül folytatták, amiben nem lehetett fennakadás.

A gyors és fennakadásmentes átállást az ügyfelek és üzleti partnerek is nagyon pozitívan értékelték.

Sok ügyféltől kaptunk a pandémiás helyzet elején kérdéseket, hogy ez hogyan érinti a közös munkánkat. Mindenkit megnyugtattunk, hogy az égvilágon semmilyen törést nem okoz a tevékenységünkben a járványhelyzet. Azt nem tudom, hogy ez versenyelőnyt jelentett-e vagy sem, de abban egészen biztos vagyok, a mi rendszerünk tényleg a lehető legbiztosabb lábakon áll.” – tette hozzá az ügyvédi iroda vezetője.

Vége a „dokumentumhegyeknek”: mindent elektronikus formában kezelnek

A jogi iparág sajátos kihívása a dokumentumok kezelése. Míg pár évtizede papírok garmadáját kellett tárolni, ma már minden digitalizálható. A PROVARIS is azzal az elképzeléssel keresett meg minket, hogy segítsük a teljes „hardcopy” mentességet elérni, azaz ne legyen szükség nyomtatott dokumentumokra az üzletmenetük során. A Microsoft 365 rendszer számos elemének kihasználásával ezt is sikerült elérnünk.

„Az iroda praxisának nagy részét elektronikus eljárások képezik, jó példa erre az immár egyébként is kötelező elektronikus polgári pervitel. A napi szinten aktuálissá váló bírósági beadványozást már otthonról is intézhetik a kollégák, hiszen megkapták a szükséges csúcsminőségű laptopokat az elektronikus aláírásokat biztosító integrált kártyaolvasókkal és vezető információbiztonsági megoldásokkal. Mindemellett az összes nagy nemzetközi és magyar jogi adatbázishoz is hozzáférnek. Tényleg megvalósult az, amit akartunk: a kollégák részére olyan technológiai háttér áll rendelkezésre, hogy bárhonnan tudnak dolgozni.” – folytatta kiemelt Ügyfelünk, a PROVARIS vezetője.

Tudj meg többet modern csoportmunka-megoldásainkról!

Az adatbiztonság terén találkoztunk a legnagyobb kihívással. A problémák megoldására a PROVARIS együttműködésével  egy olyan mobileszköz-menedzsment stratégiát alakítottunk ki, amit folyamatosan finomítunk a kapcsolódó szabályrendszer változásaitól függően. Az Azure platformja adja az alapot, és a Microsoft 365 rendszerén belül dupla hitelesítési megoldással vannak szétválasztva az admin és felhasználói jogkörök. Fontos megemlíteni azt is, hogy az informatikai szaktudásunkon kívül az irodán belüli jogi szakterület ismeret (cybersecurity és adatbiztonság) is elengedhetetlen volt a rendszer kialakításához és fenntartásához. A gyorsan változó környezet miatt alapvető, hogy a belsős kollégák és mi is folyamatosan figyeljük a piacot:

Az volt a kérésem az Infosector felé, hogy proaktívan keressenek meg minket olyan megoldásokkal, amelyekkel folyamatosan tovább javíthatjuk rendszerünket. Most egy „state of the art” szinten vagyunk, de ezt folyamatosan finomítjuk. Nem nagy ugrásokat tervezünk, hanem rendszeresen ráépítünk a meglévő infrastruktúrára, amivel hosszútávon is az elvárt szinten maradhatunk” – mondta az iroda vezetője.

A PROVARIS és a közöttünk folytatott együttműködés legelején már kialakult egy közös szakmai egyetértés, amihez a korábbi jogi irodás projektjeink során szerzett tapasztalataink is sokat számítottak:

„Már az első találkozásunkkor meggyőződhettem a profizmusukról, amit tökéletesen vissza is igazolt az azóta eltelt másfél éves közös munka. Egyáltalán nem volt idegen tőlük a jogászi szakma által megkövetelt IT igényeknek a kiszolgálása. Közepesen nagy irodaként mi folyamatosan 20-22 jogászt foglalkoztatunk, és tökéletesen sikerült beállítani a munkájukat támogató csúcsminőségű IT parkot, amely nélkül ma már elképzelhetetlen lenne a mindennapi munkavégzés.” – zárta Dr. Varga István.

Szeretnéd digitalizálni ügyvédi irodádat? Keress minket bizalommal!