A távmunka a könyvelők világában már a pandémia előtt sem volt tabu, sőt, a helytől független munkavállalást számos helyen ösztönözték. Ahány hely, annyi szokás, mondhatnánk – nagyon sokféle megoldással találkozhattunk ezen a piacon, de egy valamit a könyvelők mindig szem előtt tartottak: az ügyfelek adatainak védelmét. Az utóbbi hat hónap aztán széleskörben megadta az utolsó lökést az áttöréshez.

Most már nem az a kérdés, hogy érdemes-e távmunkában végezni a könyvelést, hanem az, hogy hogyan tesszük mindezt. Aki a felhőszolgáltatást választja, garantáltan versenyelőnybe kerül a többiekkel szemben. Ebben a cikkben megindokoljuk, hogy a technológia rohamos fejlődésével 2020-ban már miért nem az aktatáska és az íróasztalfiók a legbiztonságosabb megoldás az érzékeny adatok tárolására.

Már Magyarországon is egyre népszerűbbek a kiválóan őrzött felhő tárhelyek, amelyekből sokkal kisebb valószínűséggel kerülhetnek illetéktelen kezekbe az információk, csökken az adatvesztés kockázata, és növelhető az ügyfelek elégedettsége. Mindemellett időt, pénzt, és energiát lehet megtakarítani vele – a számok nem hazudnak, és ezt a könyvelők tudják csak igazán.

1. Csak akkor fizetsz érte, amikor igazán kell

Az adószezonban a könyvelőirodák el vannak úszva, majd az év többi részében az üzleti élet lelassul. Ha a felhőmegoldásokat a forgalmas időszakokban jobban igénybe veszed, akkor többet fizetsz értük, de ezeket a funkciókat az üres hónapokban akár teljesen le is állíthatod. Pár gombnyomással személyre szabhatod tehát az erre fordított költségeidet, és nem fogsz pénzt pazarolni olyan informatikai megoldásokra, amelyek “csak a polcon porosodnak”.

2. Bárhol, bármikor elérhető

A felhőalapú szolgáltatásoknál nem kell előzetes díjat fizetni a szoftverekért, hanem elég felhasználóként regisztrálni például a Microsoft 365-be vagy más online könyvelési programba. Ezek a szolgáltatások tartózkodási helytől függetlenül, bárhonnan, bármikor elérhetők, azaz csökkenthető az irodabérlet vagy a dokumentumtárolás költségei is.

3. Automatikus szoftverfrissítések

A felhőszolgáltatók jellemzően a karbantartást is a szolgáltatásaikba foglalják, így nem kell ezekkel foglalkoznod, hiszen ők automatikusan telepítik ezeket a frissítéseket a céged számára. Neked elég azzal törődnöd, hogy az ügyfeleid a legjobb kiszolgálást kapják tőled.

4. TOP SECRET, azaz minden titkosítva

A feltöltött adatokat a szolgáltatók titkosítják, és csak Te és az általad kijelölt alkalmazottak férhetnek hozzá. Ha mindezt a saját merevlemezen tárolnád, akkor sokkal inkább ki lennél téve a hackerek és vírusok okozta veszélyeknek. A Microsoft felhőparkját a legmodernebb, feltörhetetlen védelemmel látták el – belátható, hogy ez nem feltétlenül igaz egy könyvelőiroda 5-10 éves számítógépére.

Töltsd le Teams gyorstalpalónkat!

5. Adott a második esély, azaz a biztonsági mentés

Ha valamilyen emberi mulasztás miatt mégis beütne a baj, a felhőben adott a lehetőség a teljes informatikai rendszer gyors helyreállítására. A szerverek, asztali számítógépek, fájlok és alkalmazások egy biztonságos adatközpontba vannak lementve. A könyvelőirodák legértékesebb erőforrása az ügyfeleik bizalma: ha felhőben tárolod az érzékeny adatokat, biztos lehetsz abban, hogy emiatt ezt a tőkét sosem veszíted el.

Segítünk teljes biztonságban tudni ügyfeleid adatait

+1: Feljavul a csapatmunkád

A könyvelés néha „one-man-show” de ha már kettőnél több ember foglalkozik ezzel egy cégben, akkor érdemes minél jobban összehangolni a feladatokat. Ezzel a néhány programmal például nagyon sokat egyszerűsíthetsz az életeden:

  • Microsoft SharePoint: Segítségével biztonságos és testreszabható online portált hozhatsz létre a csapatmunka és az együttműködés kialakításával.
  • Microsoft Exchange: Az e-mail címek, névjegyek tárolását és biztonságát teszi lehetővé.
  • Teams kommunikáció, adat és információ csere egy helyen
  • Planner a feladatok és projektek kiosztásához és kezeléséhez

Amikor a központi felhőben tárolod és szerkeszted a dokumentumokat, a munkatársaid bármikor hozzáférhetnek a legfrissebb verziókhoz, és a dokumentumok ellenőrzése sokkal gyorsabbá válik.

Még több hatékonysági tippért csatlakozz közösségünkhöz!