A járványhelyzet állandósulása miatt az elmúlt hónapokban a munkahely fogalma örökre megváltozott.
A hagyományos irodák helyett egyre többen dolgoznak otthonról, a hatékony együttműködés érdekében pedig egyre nagyobb az igény az úgynevezett hibrid irodák kialakítására.
De mit is takar pontosan ez a fogalom, és hogyan segít megoldani, hogy a munka az állandó irodai környezet nélkül is gördülékenyen és hatékonyan menjen?
Hibrid iroda: tökéletes egyensúly az irodai és a távmunka között
Az idei év első negyedévében berobbanó koronavírus-járvány világszerte váratlan helyzetet idézett elő. Egyre több munkavállalónak kellett a korábbi irodai munkát home office munkavégzésre cserélnie, amely nemcsak a munkavégzés módjának változását, de új üzleti kultúra és tárgyalási módszerek kialakítását is megkövetelte. Ma már teljesen természetes, hogy egy fontos meeting virtuális formában zajlik, és hogy a munkahelyi együttműködést felváltotta a felhőalapú, online kollaboráció.
Továbbra is akadnak azonban olyan feladatok, melyek személyes jelenlétet igényelnek, így sok cégnél a fizikai és virtuális munkaterek és funkciók hatékony összehangolására van szükség. Ez megteremtette az úgynevezett hibrid terek igényét.
A hibrid iroda tulajdonképpen nem más, mint egy olyan újraformált munkakörnyezet, amelyben a vállalatok dolgozói a jelenlegi helyzetben is képesek a hatékony együttműködésre.
A folyamatban tehát az otthoni és az irodai munkavégzés is jelen van, a kettő gördülékeny kapcsolatát a digitális eszközök és virtuális kapcsolat teszik lehetővé.
Hogyan működik egy hibrid iroda?
A hibrid iroda esetén egy légtérben kevesebben dolgoznak együtt, mint egy hagyományos munkakörnyezetben. Kisebb méretű tárgyalótermekre van szükség, hiszen a személyes jelenléte már nem feltétlenül szükséges minden munkavállalónak.
Az együttműködést alapvetően a virtuális tér, a felhőalapú megoldások, illetve ezek használatához szükséges eszközök teszik lehetővé és határozzák meg. A hibrid munkavégzés nagy előnyei közé tartozik, hogy a munka távolról is hatékonyan elvégezhető és indokolt esetben irodai környezetben is megoldható. Ez nemcsak a személyes jelenlétet igénylő tárgyalások esetében lehet fontos, hanem azok számára is nagy könnyebbséget jelent, akiknek a folyamatos otthoni munkavégzés problémát okoz.
Hatékonyan csökkenthetők továbbá az irodabérléssel és fenntartással kapcsolatos költségek is, hiszen a virtuális megoldásoknak köszönhetően már nincs szükségünk méretes tárgyalótermekre és óriási irodákra, így nemcsak a bérleti díj, de a rezsiköltség is jóval alacsonyabb lehet.
Kulcsfontosságú a munka összehangolása
Ahhoz, hogy a hibrid munkavégzés effektív legyen, a megfelelő eszközök és platformok mellett szükség van a megfelelő koordinációra is. Szerencsére ezt több olyan, felhőalapú megoldás is lehetővé teszi, amelyek célja, hogy segítsenek összehangolni az otthonról és az irodából dolgozó csapatok munkáját.
Ilyen példádul a Microsoft Teams, mely a virtuális meetingek lebonyolítása mellett többek közt a feladatok kiosztását, a beosztások megszervezését, valamint a folyamatos munkahelyi kommunikációt is egyszerű és hatékonyan kezelhető feladattá teszi az online térben.
