Most már tudjuk, hogy a nyáron tervezgetett lassú visszatérés a „normális” kerékvágásba csak vágyálom maradt. A 2020-as évet a magán- és az üzleti életben is a vírus uralta, sőt a magyar helyzet az őszre minden eddiginél rosszabbra fordult. A kihívások egyre csak sokasodnak: egyszerre kell vigyáznunk szeretteink, munkatársaink és ügyfeleink biztonságára, és folytatni a munkánkat: termelni, szolgáltatni, értéket teremteni. Nem csoda, hogy sokan érzik úgy, hogy lehetetlen ennyi mindent az elvárt szinten teljesíteni. A csapból is az folyik, hogy újítsunk, alkalmazkodjunk, innováljunk. Mi inkább abban hiszünk, hogy a céloknak megfelelően változtassunk, olyan újításokat vezessünk be, amelyek minket szolgálnak, egyszerűsítik életünket, és gondoskodnak biztonságunkról.
Ebben a cikkben arra hoztunk öt gyakorlati példát, hogy mit érdemes neked bevezetni ahhoz, hogy az év végi hajtásban könnyebb dolgod legyen. Eddig ugyanis a túlélés volt a cél – most itt az idő, hogy hosszabb távon is berendezkedjünk az „új normálisban”.
1. Segítsük a kollégákat abban, hogy időben le tudják tenni a munkát!
Az otthoni munkavégzés sokak esetében torkollik éjszakai virrasztásokba, hiszen napközben számos olyan inger és feladat éri a kollégákat, ami miatt elmaradnak a feladatokkal. A munkarend és a határidők pontos kijelölésével ez valamelyest csökkenthető. Ha a kollégákat támogatjuk abban, hogy a szabadságukkal továbbra is saját maguk rendelkezhetnek, illetve nyomon követjük, hogy a napi feladataikban hogyan haladtak, akkor csökkenthetjük a stresszt és ismét segíthetjük őket szerepeik szétválasztásában. Erre az Excel tábla átláthatóságát jelentősen meghaladó, de minimális felhasználói készséget igénylő megoldást tudunk javasolni a Microsoft Planner személyében.
2. Gazdálkodjunk okosan az erőforrásokkal!
A munkaidő és a szabadságolások mellett az egyes feladatok szervezésében is nagyon hasznos a fentebb említett Planner. A telefonos és szóbeli utasítások mellett egyre fontosabb, hogy megakadályozzuk egyes kollégák túlterheltségét, vagy ha úgy tetszik, ne adjunk teret másoknak a lógásra. Ez a hagyományos irodai környezetben is kihívás, de az otthoni munkavégzés elterjedésével különösen. Akkor működhet egyensúlyban a szervezet, ha mindenki egyformán, a saját képességeihez mérten húzza a cég és a maga szekerét.
3. Senki sem született online „talkshow” műsorvezetőnek, most mégis azzá kell válni
Az online megbeszélések hatékonyságáról már milliónyi cikk és tanulmány született. Ennek ismétlésével nem is fárasztanánk senkit, de egy biztos: a virtuális iroda teljes egészben nem tudja helyettesíteni a személyes jelenlétet. Nincsenek összekacsintások, több a félreértés, a kevésbé ügyesebbek pedig nehezebben kezelik a digitális eszközöket, így kiszorítva érezhetik magukat a cég életéből. Mindez különösen igaz azokra a helyzetekre, amikor a csapat fele együtt van az irodában, míg a másik része otthonról csatlakozik be a beszélgetésbe. Nagyon ritka, hogy egy ilyen megbeszélés teljes sikerrel záruljon.
Ez nem mindig a vezető hibája, hiszen a magyar piacon a vártnál körülbelül 5 évvel korábban és sokkal gyorsabban robbant be a távmunka és az ún. „hibrid” munkavégzés. A kényszer ugyanis nagy úr. Tudjuk, hogy senki sem született megbeszélés moderátornak, avagy online „talkshow” műsorvezetőnek, de a megfelelő platform kiválasztása segíthet ebben. Megoldásunkat, segédletünket itt találod hozzá.
Töltsd le Teams gyorstalpalónkat!
4. Anya és apa a céges gépre töltött le filmeket? Jó, akkor a munkahelyük és a család jövőjét kockáztatják
Már történt haladás az első három pontban? Kiváló! Jól kezelted az alapokat, a céged jövője ugyanakkor még mindig veszélyben van, ha a következő két lépésre nem szentelsz elég figyelmet. A szépen felépített rendszeredet pár nap alatt tönkre teheti egy kártevő, egy vírus (a másik!), ami már az internet megjelenése óta velünk van, és folyamatosan fejlődik. A hackerek a nagyvállalatokat és a kkv-kat sem kímélik, ahol biztonsági rés van, oda betörnek. Különösen kockázatos, ha a cégnek nincs megfelelő irányelve a hazaküldött laptopok és az azon használt szoftverek kezelésére. Nem engedhető meg, hogy milliós károkat okozzanak a rendszerben a figyelmetlen munkavállalók. Ez elsősorban a vezetőség felelőssége, hiszen ha pontos utasításokkal és a határokat jól meghúzva engedi szabadjára a céges céllal használt eszközöket, akkor egyértelműsíti a dolgozók felé is, hogy nem lehet mindent. A kiberbiztonság nem játék, hanem egy szakma, amit szakértő kezekre kell bízni. Hogy miben tudunk segíteni, arról több infót ITT találsz.
Még több biztonsági tippért csatlakozz közösségünkhöz!
5. Ahogyan bent az irodában, úgy a virtuális térben is igaz: rend a lelke mindennek
A vírusok és kártevők kivédése mellett az adatvédelem is kulcskérdés. Az ide-oda hurcolt pendrive-ok és egyéb hardver adathordozók magáncélra még pár évig megfelelnek, de sokkal nagyobb biztonságot nyújtanak felhőrendszerek. Persze ott sem mindegyik: a nyilvános chat programokon küldözgetett érzékeny ügyféladatok, szerződések sajnos mindennaposak a magyar vállalkozói kultúrában, de ennek véget kell vetni. Most már kiválóan és egyszerűen kezelhető, személyre szabott felhőmegoldások (pl. One Drive) olcsón is elérhetők, amiben be lehet állítani a megfelelő jogosultságokat, és nyomon követhető minden dokumentum története. Persze sajnos még így is beüthet a krach, és történhet adatvesztés, de legalább tudni fogjuk, hogy kinél volt a hiba a rendszerben. Ha pedig igazán előrelátó vezető voltál, úgyis állítottál be biztonsági mentést. És akkor senkit sem kell megdorgálni, hiszen „van másik”.
